Privacyverklaring Stichting Doe-Tuinen Haarlem

Versie: februari 2026

Stichting Doe-Tuinen Haarlem (hierna: “Doe-Tuinen”, “wij” of “ons”) ondersteunt de tuincommissies van de Doe-tuinencomplexen in Haarlem en faciliteert activiteiten en communicatie rondom kleinschalig tuinieren en het sociaal gebruik van openbaar groen.

Met deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk?

Stichting Doe-Tuinen Haarlem is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die onder verantwoordelijkheid van de stichting plaatsvindt.

Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via:

doetuinen@gmail.com
(t.a.v. de contactpersoon privacy)

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor onze stichtingstaken en de ondersteuning van de tuincommissies.

Algemene gegevens

voor- en achternaam;
adresgegevens;
telefoonnummer;
e-mailadres.

Bij inschrijving of gebruik van een tuin (afhankelijk van het complex of de betreffende tuincommissie)

complex- en tuingegevens (zoals complexnaam, tuinnummer en inschrijf- of wachtlijststatus);
betalingsgegevens (bijvoorbeeld contributies en overboekingen);
een (nood-)telefoonnummer of noodcontact, indien dit door u is verstrekt;
eventueel geslacht, uitsluitend indien dit aantoonbaar noodzakelijk is voor de administratie of organisatie.

Communicatiegegevens

de inhoud van e-mails of andere berichten die u aan ons stuurt, voor zover dit nodig is om uw vraag of verzoek te behandelen;
gegevens die worden gebruikt voor nieuwsbrieven en uitnodigingen;
eventuele aanvullende gegevens die nodig zijn om communicatie relevant te maken, zoals het tuincomplex waarvan u deel uitmaakt.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden.

Tuin- en (wacht)lijstadministratie

Bijvoorbeeld voor inschrijving, toewijzing van een tuin, communicatie over gebruik en praktische afstemming.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

Communicatie over activiteiten en stichtingstaken

Bijvoorbeeld voor uitnodigingen, agenda’s, nieuwsberichten en verslagen.

Grondslag: gerechtvaardigd belang.

U kunt zich altijd afmelden voor dergelijke communicatie of bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor dit doel.

Nieuwsbrieven, uitnodigingen en korte vragenlijsten

Voor een deel van onze communicatie maken wij gebruik van SurveyMonkey.

Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Afmelden is altijd mogelijk.

Beantwoorden van vragen en contact op uw verzoek

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

Noodsituaties

Bijvoorbeeld voor het opnemen van contact met een door u opgegeven contactpersoon bij een incident.

Grondslag: vitaal belang.

Financiële administratie

Bijvoorbeeld voor het verwerken van contributies en betalingen en het voeren van een financiële administratie.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en, voor zover van toepassing, een wettelijke verplichting.

Wij vragen alleen om toestemming wanneer dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor het gebruik van herkenbare portretfoto’s. Een eenmaal gegeven toestemming kunt u altijd weer intrekken.

4. Website en cookies

Op onze website maken wij geen gebruik van trackingcookies voor advertentie- of analysedoeleinden.

Technisch noodzakelijke gegevens kunnen wel worden verwerkt via onze hostingprovider, bijvoorbeeld in serverlogbestanden. Deze verwerking is noodzakelijk voor een veilige en stabiele werking van de website.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Gegevens met betrekking tot tuinen, leden en wachtlijsten worden bewaard gedurende de periode van inschrijving of gebruik en uiterlijk tot twee jaar na uitschrijving, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen of voor de afhandeling van vragen of geschillen.
Contactgegevens voor nieuwsbrieven en uitnodigingen worden bewaard totdat u zich afmeldt of totdat wij onze contactbestanden periodiek opschonen.
Financiële gegevens worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijnen die daarvoor gelden.

6. Verstrekking aan derden

Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

Voor bepaalde werkzaamheden maken wij gebruik van externe dienstverleners (verwerkers), zoals:

Google (Gmail) voor e-mailcommunicatie;
SurveyMonkey voor het beheren van contactlijsten, het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen en het eventueel uitzetten van korte vragenlijsten;
aanbieders van websitehosting en technisch beheer;
banken en eventuele ondersteuning bij de financiële administratie.

Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies. Waar dat wettelijk vereist is, sluiten wij met deze partijen verwerkersovereenkomsten.

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de geldende privacywetgeving.

7. Tuincommissies en lokale administratie

De afzonderlijke tuincommissies verwerken persoonsgegevens voor de praktische uitvoering binnen het eigen complex, zoals inschrijvingen, wachtlijsten en communicatie met tuingebruikers.

Doe-Tuinen maakt met de tuincommissies afspraken over een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens, passende beveiliging, beperkte toegang tot gegevens en het tijdig verwijderen van gegevens die niet langer nodig zijn.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Hierbij kunt u denken aan:

beperkte toegang tot persoonsgegevens;
zorgvuldig delen van gegevens;
wachtwoordbeveiliging;
het verwerken van niet meer gegevens dan noodzakelijk.

9. Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens activiteiten van Doe-Tuinen kunnen foto’s en video’s worden gemaakt ten behoeve van verslaglegging en de promotie van activiteiten, bijvoorbeeld via de website, een nieuwsbrief of sociale media.

Waar mogelijk kondigen wij het maken van beeldmateriaal vooraf aan, bijvoorbeeld in een uitnodiging of op locatie.

Wilt u niet herkenbaar in beeld komen, dan kunt u dit aangeven. Wij houden daar zoveel mogelijk rekening mee.

Voor herkenbare portretfoto’s of vergelijkbaar beeldmateriaal vragen wij, indien nodig, vooraf expliciet toestemming.

10. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u onder meer recht op:

inzage in uw persoonsgegevens;
correctie of aanvulling van uw gegevens;
verwijdering van uw gegevens;
beperking van de verwerking;
bezwaar tegen de verwerking, met name bij communicatie die plaatsvindt op basis van gerechtvaardigd belang;
gegevensoverdraagbaarheid, voor zover dit van toepassing is.

Een verzoek kunt u sturen naar:

doetuinen@gmail.com

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.

Voor nieuwsbrieven en uitnodigingen kunt u zich altijd afmelden. Na afmelding gebruiken wij uw contactgegevens niet langer voor dat doel.

11. Klachten

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen via:

doetuinen@gmail.com

Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Vragen en feedback

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via: